Na co dzień zazwyczaj tworzymy i edytujemy pliki w formatach programu MS Word. Mowa o plikach z rozszerzeniem DOC albo DOCX (w nowszych wersjach pakietu Office). Czasem jednak zachodzi konieczność skorzystania z innego popularnego typu plików, mianowicie PDF. Co zrobić, gdy ktoś wymaga od nas przygotowania pliku w tym formacie? Jak zapisać plik w PDF w najprostszy sposób?
Zapisywanie plików do PDF
We wszystkich nowych edytorach tekstu tworzenie plików PDF jest bardzo proste. Wystarczy zazwyczaj po prostu wybrać odpowiedni format przy zapisywaniu pliku. Na przykład w programie Word 2016 robimy to następująco:
- Klikamy „Plik” w górnym lewym rogu ekranu.
- Z menu po lewej stronie wybieramy opcję „Zapisz jako”.
- Na środku ekranu pojawia się do wpisania nazwa pliku, a pod nią pole z formatem pliku.
- Uzupełniamy nazwę, a jako format wybieramy PDF (*.pdf)
- Klikamy „Zapisz”
To wszystko, nasz plik został właśnie zapisany jako PDF.
W sieci znaleźć można także inne pakiety biurowe, takie jak Libre Office albo Star Office. Procedura we wszystkich programach wygląda podobnie, ale czasem mogą się pojawić nieznaczne różnice. Jeżeli nie możesz znaleźć formatu PDF przy zapisywaniu pliku, poszukaj opcji „Eksportuj” – prawdopodobnie tam będzie można wybrać format PDF. Czasem ten format kryje się też pod pozycję „Publikuj”.
Gdy zapisujesz plik jako PDF tworzysz dokument, którego nie można od ręki edytować. Jeśli więc chcesz zachować łatwy dostęp do edytowalnej wersji, osobno zapisz plik w formacie DOCX.
Kiedy warto zapisywać pliki jako PDF?
Format PDF bardzo często jest wykorzystywany na stronach oficjalnych firm – w nim zapisywane są instrukcje, broszury reklamowe czy katalogi. Również faktury i rachunki często przesyła się właśnie w formacie PDF. Tak się złożyło, że tego rodzaju dokumenty uchodzą za bardziej profesjonalne. Być może wynika to właśnie z tego, że nie można ich od razu edytować. Zapisywanie pliku w PDF gwarantuje też, że dokument będzie wyglądał odpowiednio na wszystkich komputerach. Edytory tekstu czasem przestawiają obrazy, zmieniają formatowanie albo czcionkę. PDF ma stały układ, niezależnie od tego, w jakim programie powstał i w jakim będzie otwierany.
To w dużej mierze odpowiedź na to, kiedy zapisywać pliki jako PDF. Przede wszystkim wtedy, gdy wysyłamy dokument w ramach wykonywania zawodowych obowiązków albo tworzymy publikację, która będzie odczytywana przez wiele osób. W PDF nie pojawią się żadne „krzaczki”, więc jesteśmy w stanie stworzyć dokładnie taki plik, jak sobie tego życzymy.
Jak edytować plik PDF?
Wiemy już jak zapisywać pliki do PDF i kiedy warto to robić. A co w sytuacji, gdy dysponujemy tylko PDF-em, który chcemy edytować i zapisać z naszymi poprawkami? Taka sytuacja może się zdarzyć, gdy nieopatrznie zapisaliśmy CV tylko w formacie PDF, a teraz chcemy je zaktualizować. Czasem też pracownicy przysyłają pliki PDF, a chcemy do nich wprowadzić poprawki. Jak działać w tej sytuacji?
Po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy na plik, najprawdopodobniej otworzy nam się program przypisany do odczytywania PDF-ów albo przeglądarka internetowa. Z takim oprogramowaniem niestety wiele nie zdziałamy. Możemy za to spróbować otworzyć PDF w Wordzie. Nowsze programy pakietu Office dobrze radzą sobie z odczytywanie formatu PDF.
Aby otworzyć PDF w Wordzie, klikamy na plik prawym przyciskiem myszy. Następnie z menu wybieramy opcję „Otwórz za pomocą” i w kolejnym menu, które się rozwinie klikamy Word. Może się zdarzyć, że Worda nie będzie na liście. W takim wypadku trzeba kliknąć opcję „Wybierz inną aplikację”. Pojawi się lista wszystkim programów zainstalowanych na komputerze. Tutaj Word już powinien się znaleźć.
Jeżeli Word nie otworzy pliku właściwie, możemy spróbować konwertowania za pomocą odpowiednich stron internetowych. Wpisz w Google frazę „PDF to DOCX converter online” i wybierz jedną ze stron, która się pojawi. Na takiej witrynie trzeba dodać plik zapisany na komputerze, a następnie kliknąć „convert” lub „konwertuj”. Strona poprosi nas o wskazanie lokalizacji do zapisania pliku DOCX.
