Prowadzenie przedsiębiorstwa zgodnego z nowoczesnymi standardami nierzadko wymaga od CEO zainwestowania w różnego rodzaju systemy komputerowe lub zainwestowania w usługi informatyczne, które oferują zewnętrzne firmy. Do głównych zadań takich systemów należy między innymi przetwarzanie informacji oraz sprawowanie kontroli nad sprawnym i spójnym przepływem danych w firmie. I to właśnie w tym procesie jest największe ryzyko awarii oraz niespójności.
Dezagregacja informacji – czym jest?
Na wstępie warto wyjaśnić, czym jest dezagregacja informacji. Najprościej mówią jest to brak spójności między kolejnymi patiami danych, które napływają do przedsiębiorstwa lub z niego wypływają. Brak spójności może przejawiać się na wiele różnych sposobów. Informacji może zwyczajnie brakować. Taka sytuacja jest najgorszą formą dezagregacji danych, ponieważ odpyskiwanie utraconych informacji może okazać się bardzo trudne a wielu przypadkach wręcz niemożliwe.
Dezagregacja danych może oznaczać także ich poprzestawianie, błędne oznaczenie, czy też niedopasowanie względem pozostałych. Tutaj sytuacja jest nico prostsza, ponieważ posługując przy pomocy odpowiedniego wzorca lub poprzedniej partii danych możliwe jest odtworzenie poprawnej kolejności napływających lub wychodzących danych.
Dezagregacja informacji w firmie tradycyjnej a obsługa IT
Pod pojęciem firmy tradycyjnej można rozumieć przedsiębiorstwo, które w bardzo ograniczonym stopniu korzysta z systemów informatycznych do przetwarzania informacji lub nie korzysta z nich w ogóle. W taki przedsiębiorstwie wszelkie informacje o działalności firmy przekazywane są w formie papierowych dokumentów. Agregacja danych następuje w wyniku sortowania. Kluczem sortowania mogą być po prostu kolejno oznaczone półki lub segregatory.
Obecnie coraz rzadziej spotyka się taki model funkcjonowania firmy, ze względu na niską prędkość oraz efektywność przesyłu wiadomości pomiędzy pracownikami oraz poszczególnymi działami firmy. W niektórych rejonach kraju nadal jednak można spotkać wiele firm, które korzystają z tradycyjnych metod agregacji informacji i to właśnie te firmy są najbardziej narażone na dezagregację, której obsługa IT nie będzie mogła zaradzić. Sposobem na radzenie sobie z błędami podczas przetwarzania informacji w tradycyjnym przedsiębiorstwie jest większa oraz przede wszystkim regularna kontrola spójności wszystkich dokumentów, które spływają do firmy lub z niej wypływają.
Usługi informatyczne w procesie przetwarzania informacji
Dużo bardziej efektywnym sposobem na przesyłanie ważnych danych w firmie jest oczywiście skorzystanie z systemów komputerowych. Tutaj jednak brak spójności pomiędzy kolejnymi partiami informacji, czyli ich dezagregacji, może okazać się dużo bardziej niebezpiecznych dla płynnego i stabilnego funkcjonowania firmy. Nieścisłości w danych w firmie mogą wynikać z kilku czynników. Pierwszym z nich oraz najczęściej spotykanym jest oczywiście czynnik ludzki, czyli błędy podczas wprowadzania danych do systemu. Tutaj obsługa IT nie jest konieczna, o rozwiązaniem problemu powinien zająć się kierownik odpowiedniego działu. Błędy podczas wprowadzania do systemu mogą wynikać z roztargnienia, przemęczenia lub niewystarczających kompetencji pracownika.
Usługi informatyczne firm zewnętrznych mogą okazać się również niezbędne w przypadku dezagregacji, która wynika z licznych niedoróbek w systemie komputerowym, która zainstalowany jest w przedsiębiorstwie. Niewłaściwe przetwarzanie informacji może być spowodowane zła budową algorytmów stworzonych specjalnie do tego celu lub brakiem spójności w sieci komputerowej firmy. W tym przypadku konieczna będzie interwencja jednego lub kilku specjalistów z dziedziny IT, od programisty po administratora sieci. Najczęściej przetwarzanie informacji odbywa się wieloetapowo, dlatego ważnym jest, aby dowiedzieć się na którym etapie przetwarzania informacji występuje problem. Dotyczy to zarówno tradycyjnej metody przetwarzania danych jak i tej z wykorzystanie systemów informatycznych.
